FSC-CoC Orman Yönetim Sistemi Belgesi’ni, orman ürünlerini işleyen, üreten, dağıtımını yapan veya dönüştüren bütün firmalar alabilir. Bunun için, belgelendirme çalışmaları öncesinde, o firmada FSC-CoC Orman Yönetim Sistemi’nin kurulmuş olması gerekmektedir. Orman Yönetim Konseyi tarafından belgelendirme yetkisi alan kuruluşlar, yapacakları denetim çalışmaları ile o firmada sistemin standartlarına uygun faaliyet gösterildiğine ve sistemin uygulandığına ikna olurlarsa, firma FSC-CoC Belgesi almaya hak kazanmış olur.
Orman Yönetim Konseyi tarafından akredite edilmiş olan belgelendirme kuruluşları, yapacakları denetimler sırasında firmada şu esasların varlığını arayacaktır:
- Firmada kritik kontrol noktaları tespit edilmiş olmalıdır. Bu noktalar, belgeli ve belgesiz ürünlerin karışma ihtimallerinin olduğu noktalardır. Ham madde alımı, mal girişleri, üretim kontrolleri, stoklardaki ürünler ve satış gibi riskli noktalar kontrol altına alınmış olmalıdır.
- Ürünlerin bütün özellikleri açık bir şekilde tanımlanmış olmalıdır.
- Kritik kontrol noktaları, ürün tanımları, iş süreçleri yazılı olarak hazırlamış olmalı ve faaliyet sırasında tutulması gerekli bütün kayıtlar tutulmuş olmalıdır. Sistemin dokümantasyon kısmı çok önemlidir.
- Sistemin etkin yürütülmesi, bütün yönetici ve çalışanların gerekli eğitimleri almış olmasına bağlıdır.
Belgelendirme sürecinin başlayabilmesi için, belge talep edecek firmanın başvuru formunu eksiksiz doldurması ve bir belgelendirme kuruluşuna müracaat etmesi gerekmektedir. Bunun arkasından belgelendirme kuruluşu ile bir sözleşme yapılacaktır.
Belgelendirme faaliyetinin temel unsuru yapılacak denetim çalışmasıdır. Firmaya ham madde girişi ve mal alımları ile ilgili kayıtlar incelenir. Sistem kuruluşu sırasında hazırlanan dokümanlar kontrol edilir ve bu dokümanlarda belirlenen kurallara uygun faaliyet gösterilip gösterilmediği gözlenir.
Belgeli olan ve belgesi olmayan ürünlerin karışımını önlemek üzere belirlenen kritik kontrol noktaları denetlenir. Ürünlerin işlenmesi, sınıflandırılması ve paketlenmesi ve stoklanması ile ilgili olarak olası riskler gözlenir. Ürünlerin etiketlenmesi ve sevk edilmesi ile ilgili standartlara uyulup uyulmadığı kontrol edilir.
Bütün bu denetimler tamamlandığında denetçiler tarafından bir rapor düzenlenir. Belgelendirme kuruluşu bu raporu esas alarak uygun görürse FSC-CoC Orman Yönetim Sistemi Belgesi düzenler. Hazırlanan bu belgenin geçerlik süresi beş yıldır. Ancak her yıl bir kere gözetim denetimleri yapılır.
FSC-CoC Orman Yönetim Sistemi belgelendirme süreci konusunda daha fazla bilgi almak, hatta FSC-CoC Orman Yönetim Sistemi Belgesi’ne sahip olmak için, TURCERT belgelendirme kuruluşunun deneyimli yöneticilerine ve çalışanlarına başvurabilirsiniz.