ISO 10002 Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi’ni kuran firmalar bu durumu bir belge ile kanıtlamak isteyebilirler. Bu durumda yapılması gereken bu konuda akredite olan bir belgelendirme kuruluşuna başvurmak ve belge talep etmektedir.
Belgelendirme kuruluşu, belge talep eden kuruluşun Belgelendirme Başvuru Formu’nu aldığında, gelecek dokümanlar üzerinden ilk inceleme çalışmasını başlatacaktır. Bu ilk incelemede eğer bir uygunsuzluk tespit edilirse, kuruluşta gerçekleştirilecek ön denetim öncesinde bu uygunsuzluğun giderilmesi gerekmektedir. Doküman incelemesi belgelendirme kuruluşunda yapılabileceği gibi, firmanın talebi doğrultusunda yerinde de yapılabilir.
Ön denetim çalışmasının yapılıp yapılmaması, yine belgelendirme kuruluşu ile belge talep eden firma arasındaki anlaşmaya bağlıdır. Bu çalışma firmanın belgelendirme denetimi için hazır olup olmadığını belirlemeye yöneliktir. Ön denetimde firmanın tüm süreçlerine bakılmaz. Bunun yerine firmanın denetim sırasında karşılaşabileceği, daha çok potansiyel uygunsuzluklara ve sistem için gerekli belli başlı noktalara bakılır.
Ön denetimden sonra, firma için uygun bir denetim programı hazırlanır ve denetim çalışması başlatılır.
Denetimler bittiğinde firmanın Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi Belgesi almasına karar verilirse, firmanın sorumluluklarını açıklayan bir lisans sözleşmesi hazırlanır. Daha sonra sistemin standartlara uygun olarak kurulduğunu ve çalıştırıldığını kanıtlayacak Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi Belgesi hazırlanarak firmaya teslim edilir.
Verilen belgenin geçerlik süresi üç yıldır. Bu süre içinde sıklığı ve süresi uluslararası standartlara göre belirlenecek dönemlerde ara denetimlerin yapılması gerekmektedir. Bu ara denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklar varsa, bunların giderilmesi gerekmektedir. Belirlenen eksiklikler giderilmezse, belge askıya alınır veya belgelendirme işlemi durdurulabilir.
Belgenin üç yıllık kullanım süresi sona erdiği zaman aynı belgelendirme çalışmasının yeniden yapılması gerekmektedir. Bu yenileme işlemi Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi’nin standartlara uygun bir şekilde devam ettirildiğini garanti etmek için yapılmaktadır. Firma yapılan denetim çalışmasını başarı ile geçerse bir kere daha üç yıl süreli belge düzenlenir. Yeniden belgelendirme çalışmalarının, belgenin süresi sona ermeden önce yapılması gerekir.
ISO 10002 Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi belgelendirme süreci konusunda daha fazla bilgi almak için, TURCERT belgelendirme kuruluşunun yönetici ve çalışanlarına başvurulabilir.