ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı maddeleri içinde yedinci başlık hizmet gerçekleştirme olarak belirlenmiştir. Bu başlığın dördüncü maddesi satın alma başlığını taşımaktadır ve bu başlık altında ele alınan konular şunlardır:
- Satın alma prosesi
İşletmelerin organizasyon yapıları içinde satın alma üniteleri oldukça stratejik önem taşıyan bir bölümdür. Bu bölümler, işletmelerin değişik girdilerini planlamak, bunları en düşük maliyetlerle elde etmek, işletmenin karlılığını ve verimliliği yükseltmek, bu şekilde şirketin rekabet gücünü arttırmak ve piyasada var olmasını sağlamak için kurulur. Satın alma ünitelerinin temel fonksiyonları, işletmenin faaliyet ve hizmetlerini devam ettirebilmesi için gerekli olan mal ve hizmetlerin, istenilen kalitede, en düşük maliyetler, uygun miktarda ve doğru zamanda temin etmektir. Bu nedenle satın alma faaliyetleri yapılırken subjektif değil, objektif tercihler ön planda tutulur. İşletmelerde satın alma prosedürü, bu temel fonksiyonların nasıl gerçekleştirileceğini tanımlamak ve bu konudaki yetki ve sorumlulukları belirlemek amacı ile hazırlanır.
- Satın alma bilgisi
Şirket satın alacağı ürün veya hizmet ile ilgili olarak kendisine, yasal düzenlemelere ve ürün veya hizmetin koşullarına bağlı özellikleri tespit etmiş olmalı ve bunları tedarikçi firmalara aynı açıklıkla iletmelidir. Bunun karşılığında da tedarikçi firmalardan, bu özellikleri karşılayıp karşılayamayacaklarını teyit etmelidir. Satın alma işlemine yönelik bilgiler, müşterilerin talep ettiği ürün ve hizmetin kalitesini etkileyecek süreçlerde kullanılacak olan her türlü girdiyi, ürünü veya fason üretimi tanımlayacak ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi koşullarını karşılayacak şekilde hazırlanmalıdır. Satın almaya konu mal ve hizmetlerin tanımı, doğrudan işletmenin üretim yetkilisi tarafından yapılır ve satın alma sonrasında bu kişi tarafından kontrol edilir.
- Satın alınan hizmetin doğrulanması
Hazırlanacak satın alma prosedürü, gerçekleşen satın alma işlemlerinin, belirlenen koşulları sağlayıp sağlamadığını doğrulamak ve satın alınan ürün veya hizmetlerin kabulünü onaylamak için işlemlerin nasıl yapılması gerektiğini tanımlamış olması gerekir. Kısaca satın alınan ürün veya hizmetlerin doğrulanması çalışması, satın alınan ürün veya hizmetin baştan tespit edilmiş satın alma koşullarını karşıladığını garanti altına almak için yapılan muayene ve test ve diğer faaliyetlerdir.
Satın alma faaliyetleri konusunda mutlaka başka tereddüt edilen noktalar da vardır. Firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi, bütün kalite sistemlerinde olduğu gibi bu konuda destek verecek güçlü bir kadroya ve teknik altyapıya sahiptir.